Il verbale è il documento che trasforma una riunione in decisioni valide. Registra chi c'era, quanti millesimi rappresentava, cosa è stato deciso e con quali voti. Se è scritto male, la delibera che contiene diventa attaccabile — ed è per questo che vale la pena sapere cosa deve contenere, anche se non sei tu a scriverlo.
Cosa deve contenere il verbale#
Un verbale completo copre sei blocchi. Mancarne uno raramente è fatale da solo, ma ogni omissione è un appiglio in più per chi vuole contestare la delibera.
| Blocco | Cosa va scritto |
|---|---|
| Intestazione | Condominio, indirizzo, data, luogo, ora di apertura, prima o seconda convocazione |
| Cariche | Nome del presidente e del segretario, con la loro nomina all'apertura |
| Presenze | Elenco nominativo dei presenti e dei delegati, con i millesimi di ciascuno e le deleghe acquisite |
| Costituzione | Il totale dei millesimi e delle teste presenti, e la verifica che i quorum siano raggiunti |
| Delibere | Per ogni punto all'ordine del giorno: la discussione in sintesi, il testo di quanto deliberato, l'esito del voto |
| Chiusura | Ora di chiusura e firme di presidente e segretario |
Sul voto serve precisione: non "approvato a maggioranza", ma quanti favorevoli, quanti contrari, quanti astenuti, indicati per nome e per millesimi. È l'unico modo per verificare, mesi dopo, se il quorum era davvero raggiunto — e le maggioranze richieste cambiano da argomento ad argomento.
Chi vota contro o si astiene ha diritto a far mettere a verbale una breve dichiarazione. Se il tuo dissenso non è verbalizzato, dopo diventa difficile dimostrare che c'era.
Fac-simile di verbale#
Uno schema da adattare. Le parti tra parentesi quadre vanno compilate.
Condominio [denominazione] – [via, numero civico, città]
Verbale di assemblea [ordinaria/straordinaria] – [prima/seconda] convocazione
Il giorno [data], alle ore [ora], presso [luogo], si è riunita l'assemblea dei condòmini, regolarmente convocata con avviso del [data], per discutere e deliberare sul seguente ordine del giorno: [elenco dei punti].
Assume la presidenza il Sig. [nome], che nomina segretario il Sig. [nome].
Il presidente dà atto che sono presenti, di persona o per delega, i seguenti condòmini: [elenco nominativo con millesimi; indicare le deleghe e il delegante].
Risultano presenti n. [numero] condòmini su n. [totale], per complessivi [numero] millesimi. Il presidente dichiara l'assemblea validamente costituita e atta a deliberare.
Punto 1) [oggetto] — Dopo discussione, l'assemblea delibera [testo della delibera]. Votazione: favorevoli [nomi e millesimi]; contrari [nomi e millesimi]; astenuti [nomi e millesimi]. La delibera è [approvata/respinta].
Punto 2) [oggetto] — [come sopra].
Null'altro essendovi da deliberare, l'assemblea è sciolta alle ore [ora].
Il Presidente [firma] — Il Segretario [firma]
Chi lo scrive e chi lo firma#
Il verbale lo redige il segretario, nominato all'apertura dei lavori. Spesso è l'amministratore, ma non deve esserlo per forza: l'assemblea può nominare un condòmino. Il presidente dirige la riunione, verifica i quorum e le deleghe, e mette ai voti i punti.
Le firme di entrambi chiudono il documento e ne attestano la corrispondenza con quanto avvenuto. È il motivo per cui il verbale andrebbe redatto e sottoscritto in assemblea, non ricostruito a memoria giorni dopo: un verbale scritto la settimana seguente, sulla base di appunti, è precisamente il tipo di documento che poi qualcuno contesta.
Dove finisce: il registro dei verbali#
Il verbale non resta un foglio sciolto. L'amministratore è tenuto a trascriverlo nel registro dei verbali delle assemblee, che fa parte dei registri obbligatori della gestione insieme a quello di anagrafe e alla contabilità.
Il registro conserva la storia deliberativa del condominio, ed è il primo documento da chiedere quando si subentra: ci si legge cosa è stato approvato negli anni, quali lavori sono stati deliberati e quali no. Alla prima assemblea con un nuovo amministratore è la consegna che conta più di tutte.
Ogni condòmino ha diritto di prenderne visione ed estrarre copia, sostenendone le spese.
L'invio agli assenti e il termine per impugnare#
Chi non era presente ha diritto di sapere cosa è stato deciso: il verbale va comunicato agli assenti.
Qui c'è il punto che quasi nessuno spiega bene. Il termine per impugnare una delibera — trenta giorni — non decorre allo stesso modo per tutti:
- per chi era presente e ha votato contro, o si è astenuto, decorre dalla data della delibera;
- per chi era assente, decorre dalla comunicazione della delibera.
La conseguenza pratica è controintuitiva: un amministratore che ritarda l'invio del verbale non "mette al sicuro" la delibera, la lascia impugnabile più a lungo. Per il condominio è un rischio, non una protezione.
Se il verbale non arriva, chiedilo per iscritto — PEC o raccomandata, non un messaggio. Un amministratore che non risponde su un documento dovuto è un problema di gestione, non una dimenticanza.
Quando il verbale non regge#
I difetti che più spesso rendono contestabile una delibera:
- presenze e millesimi non verificabili, per cui non si può ricostruire se il quorum c'era;
- esito del voto generico ("approvato a maggioranza") senza nomi e millesimi;
- delibere su punti non all'ordine del giorno, decise a riunione avviata;
- deleghe non annotate, o annotate senza indicare chi rappresentano;
- dichiarazioni di dissenso non riportate nonostante la richiesta;
- firme mancanti di presidente o segretario.
Nessuno di questi rende automaticamente nulla la delibera: aprono la strada all'impugnazione, che è comunque un contenzioso, con tempi e costi. La differenza la fa scrivere bene il verbale la sera stessa.
Se il verbale riporta una delibera che ritieni illegittima, la strada è l'impugnazione nei termini davanti all'autorità giudiziaria — non la correzione unilaterale del testo, che non è nella disponibilità né tua né dell'amministratore.
Come lo gestiamo noi#
Con Livia il verbale si chiude in assemblea, non tre giorni dopo: presenze e millesimi verificati all'apertura, esito dei voti riportato per nome e per millesimi, dichiarazioni di dissenso messe a verbale su richiesta. Va agli assenti subito, così i termini decorrono e le delibere diventano stabili invece di restare sospese per mesi. Se nel tuo condominio a Milano i verbali arrivano tardi o non arrivano, guarda come lavoriamo da amministratore di condominio a Milano o chiedi un preventivo gratuito.
Fonti normative
Domande frequenti
Cosa deve contenere il verbale di assemblea condominiale?
Data, ora di apertura e chiusura, luogo e numero della convocazione; il nome del presidente e del segretario; l'elenco dei presenti con i rispettivi millesimi e le deleghe; la verifica che l'assemblea sia validamente costituita; per ogni punto all'ordine del giorno il testo della delibera e l'esito del voto, con favorevoli, contrari e astenuti indicati per nome e per millesimi.
Chi firma il verbale di assemblea condominiale?
Il verbale viene sottoscritto da chi ha presieduto la riunione e da chi l'ha redatta, cioè presidente e segretario. La firma serve ad attestare che il documento corrisponde a quanto avvenuto in assemblea: senza, il verbale è più facilmente contestabile.
Entro quando l'amministratore deve inviare il verbale ai condòmini assenti?
La prassi corretta è inviarlo rapidamente, ma il punto pratico è un altro: finché il verbale non viene comunicato all'assente, quest'ultimo non è nelle condizioni di conoscere la delibera, e il termine per impugnarla non decorre nei suoi confronti. Ritardare l'invio non chiude la partita, la tiene aperta.
Cosa posso fare se l'amministratore non mi manda il verbale?
Chiedilo per iscritto, con PEC o raccomandata, richiamando il tuo diritto di prendere visione ed estrarre copia dei documenti condominiali. Se il silenzio continua, è un inadempimento agli obblighi di gestione e pesa nella valutazione dell'operato dell'amministratore, fino alla revoca nei casi più gravi.
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